Klachtenregeling

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:

a. klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
b. klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;

Artikel 2 toepassingsbereik

1. Deze klachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Uittenbogaart Advocatuur en de cliënt. 2. Uittenbogaart Advocatuur draagt zorg voor klachtafhandeling conform de klachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen

Deze klachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

1. Deze klachtenregeling is openbaar gemaakt middels publicatie op de website van Uittenbogaart Advocatuur. De advocaat wijst de cliënt voor c.q. bij het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een klachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze klachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag.

Artikel 5 interne klachtprocedure

Indien een cliënt geen genoegen neemt met de verklaring (of houding) van de advocaat en deze klacht uit, gaat het volgende behandelingstraject gelden:

a. Als het een telefonische klacht betreft zal dit telefoongesprek in een intern memo dienen te worden vastgelegd.
b. De advocaat stelt een antwoordbrief op die zal worden verzonden aan de klagende cliënt.
c. Persisteert de klager dan wordt hij uitgenodigd voor een gesprek.
d. Indien ook in dit gesprek de klachten niet worden weggenomen, zal de kwestie ter beoordeling worden voorgelegd aan mr. T. Thissen, onafhankelijk en zelfstandig advocaat te Alphen aan den Rijn.
e. Indien ook de beoordeling van mr. Thissen niet tot een oplossing leidt, wordt de klager gewezen op de mogelijkheid de klacht voor te leggen aan de bevoegde rechter van de rechtbank Den Haag.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

1. Uittenbogaart Advocatuur neemt bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

1. Uittenbogaart Advocatuur is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Uittenbogaart Advocatuur houdt het klachtdossier bij.
3. Uittenbogaart Advocatuur registreert de klacht in het klachtdossier met daarbij het klachtonderwerp. 4. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
5. Uittenbogaart Advocatuur evalueert half jaarlijks de klachten en wijzigt indien nodig het beleid ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.